Die richtige Person finden, und sauber bleiben

Nimm zehn Websites von Clubs, egal welche, und such die Mailadresse. Neunmal landest du bei kontakt@, info@ oder hallo@. Ein Sammelpostfach, geleert von jemandem, der nicht unbedingt die Person ist, die bucht. Die direkte Adresse des Bookers steht fast nie online: in unserer Datenbank machen die deutschen Orte mit einer sichtbaren booking@ gerade mal ein paar Prozent derer aus, die überhaupt eine E-Mail haben, und bei den Nachbarn ist es nicht anders.

Das ist keine Sackgasse. Das ist eine Tür mit jemandem dahinter, und wir gehen jetzt hin und fragen nach dem Vornamen. Jonas’ Mail ans Kesselhaus Lindenau liegt seit acht Tagen in einem Postfach, das niemand für Booking liest.

Bevor du schreibst, such einen Vornamen und eine Rolle. In der Reihenfolge, in der es am besten klappt:

1. Die Team-Seite, Kontakt oder das Impressum. Soziokulturelle Zentren und geförderte Häuser nennen dort oft die Person, die das Programm macht, manchmal mit direkter Adresse. Falle im Impressum: die Vereinsvorsitzende oder der Geschäftsführer unterschreibt die Verträge, sucht aber nicht die Bands aus.
2. Die Plakate und vergangenen Veranstaltungen. Auf der Seite eines Konzerts steht oft der Veranstalter oder die Konzertagentur, mit eigener Seite.
3. Die Dankesposts der Bands, die dort gespielt haben. „Danke Tobias für den Abend“: ein Vorname, und der Beweis, dass das Haus Bands wie dich bucht.
4. Die Lokalpresse, die den Verantwortlichen zitiert, sobald sie über den Ort schreibt.
5. Die beruflichen Netzwerke, mit dem Namen des Ortes plus „Booking“ oder „Programm“.

Mit einem Vornamen beginnt deine Mail an die Sammeladresse mit „Hallo Tobias,“ und sie ändert ihren Charakter: sie ist eine Nachricht für jemanden, und wer das Postfach leert, leitet sie weiter. Du oder Sie: wie die Website des Hauses.

Dazu der Satz, der das Weiterleiten leicht macht: „Falls das Booking bei jemand anderem liegt, leitet die Mail gern weiter oder sagt mir die richtige Adresse.“ Er gibt der lesenden Person etwas zu tun, das sie kann.

Acht Tage ohne Antwort. Jonas öffnet die Website des Kesselhaus Lindenau noch einmal, diesmal bis ganz nach unten. Unter „Booking“: „Bandbewerbungen ausschließlich über das Formular. Keine telefonischen Anfragen.“ Darunter die Felder: Bandname, Stadt, Genre, Hörprobe, Publikum vor Ort, Wunschzeitraum, Sonstiges.

Er füllt es aus, Feld für Feld, am Dienstag um 14:30 Uhr. Unter Sonstiges:

„Support für Gletscher am 18. April. 120 Leute in Leipzig, 150 mit Finns Kletterverein. Schlagzeug und Bassamp stellen wir, dreißig Minuten, kurzer Soundcheck. Eine Mail dazu liegt seit dem 2. März in kontakt@, falls sie noch jemand findet.“

Automatische Antwort um 14:31 Uhr: „Danke für deine Bewerbung. Booking-Anfragen bearbeitet Steffi. Rückfragen bitte an booking@… mit dem Betreff ‚Bewerbung + Bandname‘, sonst geht es unter.“

Ein Vorname, eine Adresse, ein Betreff-Tipp, den niemand auf der Startseite gefunden hätte. Die Mail geht um 14:40 Uhr raus: „Betreff: Bewerbung Kaltfront: Support Gletscher am 18. April. Hallo Steffi, nach meiner Bewerbung über euer Formular von eben…“

Steffi antwortet am Donnerstag um 14:20 Uhr: „passt, 30 min, Soundcheck 18:30, Schlagzeug bringt ihr mit. Steffi“

In Deutschland schreiben viele Clubs und Zentren schwarz auf weiß „Bandbewerbungen nur per Formular, keine telefonischen Anfragen“. Dann ist das Formular der einzige richtige Weg: Feld für Feld, in der Reihenfolge, in der es die buchende Person liest, mit deinem Vorschlag unter Sonstiges. Zwei Wochen später eine kurze Mail an die Sammeladresse, mit Datum der Bewerbung im Betreff und einem Vornamen, wenn du einen hast.

Der Anruf bleibt für Kneipen und kleine Läden, die ihre Nummer angeben und nichts gegen Anrufe schreiben. Er dient nicht dazu, dein Projekt zu verkaufen, sondern einen Namen zu bekommen oder deine Mail im Stapel nach oben zu holen. Früher Nachmittag, nie im Service, nie an einem Konzertabend, und ungefähr so:

„Hallo, hier ist [Vorname] von der Band [Name]. Ich habe euch letzte Woche eine Terminanfrage an [Adresse] geschickt. Bist du für die Konzerte zuständig, oder kannst du mir sagen, an wen ich mich wenden soll?“

Drei Ausgänge, alle gut. Du bekommst Namen und Adresse: du schickst die Mail innerhalb einer Stunde neu, mit Hinweis auf den Anruf. „Das bin ich, ich schau rein“: du bedankst dich, bietest an, den Link noch mal zu schicken, legst auf. „Wir machen keine Konzerte mehr“: du streichst den Ort und hast dir drei Nachfass-Mails gespart.

In Frankreich ist der Anruf das normale Mittel, auch bei Bars und Rathäusern. In Großbritannien geht der Promoter nicht ans Telefon des Pubs: erst Mail, dann eine kurze Instagram-Nachricht an seine Pro-Seite. Hat der Ort geschrieben, wie er kontaktiert werden will, ist das die einzige richtige Methode.

Drei ausgedachte Orte, drei Arten, einen Vornamen zu verstecken. Lies bei jedem die Ausschnitte und finde heraus, wer bucht, mit Rolle. Notier auch, wo du es gefunden hast: in der Mail schreibst du dann „ich habe auf eurer Team-Seite gesehen“.

Eine Direktnachricht an den Account des Ortes kann ein Schweigen lösen, vor allem bei Kneipen und kleinen Clubs, deren Account oft die buchende Person selbst führt. Kurz, ohne Link in der ersten Nachricht (die Filter würden sie verstecken), ein einziges Nachfassen. Und nie an den privaten Account eines Bookers, den du nicht kennst: mit einer Nachricht wirst du von motiviert zu aufdringlich.

Die Spielregel für alle drei Länder passt in einen Satz: eine Mail nach der anderen, für diesen Ort geschrieben, aus deinem normalen Postfach, ohne Massenversand-Tool, ohne Tracking-Pixel, mit vollständiger Signatur, und ein „ich schreibe euch nicht mehr“, das du bei der ersten Bitte einhältst.

Das ist die Praxis der ganzen Szene, und es ist auch die, die Antworten bekommt. Die Nuancen nach Land stehen in den Reitern.

Schau auf deine Tabelle. Vierzig Zeilen, Vornamen, Bürotage, ein Wort für den Betreff, der Name eines Vereins, der sechs Konzerte im Jahr macht. Was du in drei Kapiteln gebaut hast, ist dein Adressbuch. Es ist so viel wert wie die Beziehungen darin: Steffi, die dienstags liest, Tobias, der im Juni einen Mittwoch hat, Nico, der in einer Zeile antwortet.

Du behältst es für dich. Nicht als Datei, die rumgeht, nicht auf einer Mailing-Plattform, nicht an die Band aus der Nachbarstadt verliehen, „um auszuhelfen“: jede Zeile ist nur etwas wert, weil du es warst, der geschaut, ausgefüllt, notiert hat. Halt es aktuell und behandle es als das, was es ist: Menschen, keine Liste.

Du hast einen Vornamen, eine Adresse, manchmal einen Bürotag und ein Wort für den Betreff. Deine Tabelle ist keine Liste von Orten mehr, sondern eine Liste von Menschen. Jetzt musst du ihnen nur noch schreiben.